憑借課件《文件的軍訓——電腦文件整理整頓》，采購管理科科長陳煉成功斬獲加特可廣州第一屆微課大賽桂冠。從藏龍臥虎的選手中脫穎而出，他的課件有何魅力？他的演講有何感染力？他又是怎樣的一個人呢？帶著這樣的疑問，編輯部采訪了冠軍陳煉，聽他講述參賽的歷程和收獲。
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陳煉 采購管理科科長 |
課件靈感來自生產(chǎn)現(xiàn)場
打開陳煉的課件，明顯能看出冠軍的獨特之處。
從一張軍訓前后的對比照開始，到一張軍隊閱兵的照片結(jié)束，形式上的前后呼應，完整演繹了“文件的軍訓”這一主題。課件結(jié)束后的Q&A頁面，更體現(xiàn)出他在準備過程中的周到與細致。
為何會選擇這一課題？陳煉認為，文件凌亂是普遍存在的痛點，看似一個小問題，卻成為影響很多人工作效率的大問題：文件全堆在電腦桌面導致找文件困難、文件夾分層太多導致找不到文件、文件版本混亂導致匯報出錯……選擇這一課題，不僅有普適性，更具實操性，技巧也相對容易掌握。
在他的課件中，揭示了一個道理：隨意建立多層文件樹必然凌亂，文件夾要扁平有序才能快存快取。要實現(xiàn)扁平有序、快存快取，只需遵循“六字真言”：平鋪、合并、編號。平鋪就是把第一層文件夾導入“庫-文檔”中，讓第二層文件夾都在一個頁面里水平展開，對于第二層以上的文件樹，則通過串聯(lián)文件名來合并文件夾，壓縮層級。平鋪合并把文件樹拍扁，在一個平面上展示出所有文件夾。此時文件夾會多得眼花繚亂，只需對文件夾名進行編號，使之有序化，從而縮小檢索范圍，實現(xiàn)快存快取。
陳煉的這一靈感，來自于生產(chǎn)現(xiàn)場的物料管理。雖然現(xiàn)場物料眾多繁雜，但依然可以做到快放快取，正是因為作業(yè)員對物料進行了扁平有序的管理，文件管理亦然。
參賽讓我獲益良多
“一開始自我感覺還挺好的，沒想到還有這么多可以改進的地方。”說起這3個月的收獲，“改進永無止境”是陳煉最直觀的感受。
原本就是加特可廣州內(nèi)部講師的他，在制作完第一版課件后頗有信心，結(jié)果在初賽前的培訓、輔導環(huán)節(jié)，被發(fā)現(xiàn)存在諸多問題：如演講15分鐘超過時間限制、PPT語言表述不夠準確和精煉、缺乏現(xiàn)場互動……
在維持整體內(nèi)容基本不變的基礎上，內(nèi)外部培訓老師給予了他在PPT呈現(xiàn)、互動等多方面的改進支持。
內(nèi)容方面，新增副標題和目錄，更直觀易懂；精簡PPT頁面語言，從滿屏都是文字，變成圖文結(jié)合，更具觀賞性；總結(jié)“六字真言”，將“串聯(lián)”一詞改成“合并”，表達更精煉、更準確；前后新增軍訓照片，更直觀、有趣。
互動方面，陳煉讓現(xiàn)場觀眾說出“六字真言”，聚焦觀眾的注意力。為了說明“無序的事物超過7個就容易混亂”，陳煉讓觀眾記QQ號，6位數(shù)容易記住，9位數(shù)難以復述，這一互動給觀眾深刻印象，使他們頗受啟發(fā)。
就這樣，改了一版、兩版、三版……“直到?jīng)Q賽前，課件的整體概念和表現(xiàn)形式才完整了?！贝饲磅r少參加過同類比賽的他，在此次微課大賽中，學習到許多新的方法和技巧。
借他山之石，琢己身之玉
在臺上是選手，在臺下是觀眾，陳煉在聆聽其他參賽選手的演講時，亦發(fā)現(xiàn)了諸多值得自身學習的地方。
如在數(shù)據(jù)統(tǒng)計方面，一位選手分享了他如何用Power Query來收集部門同事填寫的表格。以前純手動收集要半小時，用VBA需3分鐘，用Power Qurey只需要6秒。在保證數(shù)據(jù)100%正確的基礎上，大幅提升了工作效率。在Q&A環(huán)節(jié)，他提出了感興趣的點，在獲得對方解答的同時，也激發(fā)了他在該領(lǐng)域進一步探索的欲望。
喜歡探索新知識、新領(lǐng)域，本身就是陳煉的一大特點，相信這也是他為何能創(chuàng)造出“六字真言”文件整理方法的原因所在。
正如他在啟動儀式上的分享一樣：“要創(chuàng)造屬于我們自己的，也屬于加特可的優(yōu)秀文化、知識和方法，這樣我們才能真正成為加特可的一部分，而不是一個過客。我們有這個能力，也有這個責任。”
重視人財培養(yǎng)和自主創(chuàng)新的加特可廣州，期待更多像陳煉一樣具有“主人翁”意識的人財，在加特可這片沃土中持續(xù)探索，活出滾燙人生。