人事部：“看不見”的戰(zhàn)疫一線
突如其來的新冠肺炎疫情，讓2020年的我們經(jīng)歷了一個不同尋常的春節(jié)。除了沖在一線的戰(zhàn)疫英雄外，在聚光燈之外還有一群人，他們迅速反應、聞令而動，堅守在單位大本營組織協(xié)調(diào)義無反顧，有的線上辦公不分白天黑夜對成千上萬的信息進行收集整理。在后疫情時代，他們積極主動地轉(zhuǎn)變思維，促進企業(yè)的內(nèi)部經(jīng)營改善，推動Lean化和QoL提升。他們，就是加特可廣州人事部的各位。
24小時不下班的“淘寶客服”
庚子鼠年大年三十，原本應該是最熱鬧的新年，因為新冠疫情的原因，街上寥寥無幾的人影讓街頭越發(fā)冷清；這時候人事部的小伙伴們有的已經(jīng)回了老家，有的留在廣州過年，但他們忙碌的不再是為家人做年飯、和家人聊天，而是忙不迭地回復同事們的咨詢，分析春節(jié)假期公司人員的去向數(shù)據(jù)。郵件和微信的提示音陪伴他們點綴了這個春夜的寂靜。
1月25日大年初一，加特可廣州的員工們都收到了一封由人事部發(fā)出的“春節(jié)期間去向調(diào)查表”，在此之前為了統(tǒng)計核實人員信息，人事團隊已經(jīng)連續(xù)忙碌了好幾天。管理數(shù)千人的企業(yè)，作為人力資源的職業(yè)敏感度尤其重要。微信里不斷彈出的消息，新加入數(shù)十個微信群聊，政府機關(guān)微信、公眾號、領(lǐng)導、同事、親朋好友、航空公司……只要有一點點信息線索，大家都會沖上前去，在真真假假中，不斷核實，一再確認，只為求得一手可靠消息，為公司的順利復工做好準備。
疫情初期形勢變化快，各地政策也非常多變，當四面八方的信息和資訊涌現(xiàn)，要同時關(guān)注多方的信息和輿情發(fā)展的動態(tài)，如何做好信息收集、辨別真?zhèn)蔚耐瑫r形成可信賴的書面報告，惠及全公司的同事，這是線上復工之初人事部門面臨的難題。人事部安排了兩位同事作為部門的疫情信息對應窗口，專門負責對各方信息進行甄別和整理，而其他同事也沒有歇著，除了要關(guān)注自己對應業(yè)務模塊的資訊外，還要24小時不間斷地共享來自各種渠道的信息和線索。人就這樣，整個人事部門形成了一張巨大的“信息收集網(wǎng)”，成百上千的最新資訊匯聚在這里，經(jīng)過專人的甄別后形成全公司通用的書面報告，方便大家的參考和執(zhí)行。在短短數(shù)月里，人事部伙伴們都練就了一身“扒政策”的本領(lǐng)，對于各大政府網(wǎng)站、公眾號、電話號碼等渠道都熟練掌握。
人事部員工現(xiàn)狀調(diào)查統(tǒng)計表&紅頭文件截圖 （部分）。
在疫情暴發(fā)之初，多方消息真真假假魚龍混雜，得益于敏銳且迅速的信息收集能力，人事部門變成了萬能的“百科全書”，無論是各省之間的人員流動限制，還是封閉隔離期間的生活保障問題，一旦遇到有關(guān)疫情政策相關(guān)的難題，咨詢?nèi)耸虏块T必能得到靠譜的回答。他們也會自嘲，說自己就像24小時在線的淘寶客服一樣，同事們就是他們的“客戶”。
在信息收集整理的時候，針對大家疑問較多的疑難點，他們會提前確認問題點，并同時將常用的流程匯總成可視化的操作指引，包括人員流動資料、境外人員隔離指引等，可以說員工回到公司復工的每一步操作指引在人事部的操作指引中都能找到。面對如此龐大的工作量，大家未曾退卻，因為在他們眼中，同事們遇到問題都愿意來咨詢，恰恰說明了大家對人事部非常信任，這種相互之間的信賴是很難得的。每當收到素未謀面，或者根本連名字都沒見過的同事打來電話時，只要對方說自己是加特可的人員，他們都會耐心地說明，對方在結(jié)束咨詢后一句簡單的“你們辛苦了”都能給人事的小伙伴們帶來一陣歡喜。
打破常規(guī)，尋找傳統(tǒng)之外的更多可能
回顧過去的2020年，新冠肺炎疫情除了帶來非同尋常的挑戰(zhàn)，夾縫中更殘存著轉(zhuǎn)機，疫情對人事工作產(chǎn)生的影響頗為深遠。
最大的變化是工作方式的改變，更多地從線下轉(zhuǎn)到線上了。疫情之初，為了最大限度降低病毒傳播，防止大范圍的傳染，大家都乖乖做宅男宅女，減少外出。在春節(jié)假期過后，公司開啟了異地遠程辦公模式，勤務形態(tài)更加靈活化。線上復工后，公司全體照常在企業(yè)微信上打卡，例行會議等都安排在線上進行。除此以外，針對春節(jié)期間加班應對疫情突發(fā)事件的同事，在記錄相應加班工時的基礎(chǔ)上，安排他們在2020年度進行調(diào)休。而在線下復工之后，為了解決部分同事的子女還沒有開學、孩子無人照顧的問題，允許這部分同事申請居家辦公，方便他們照看子女。與以往一直存在的常規(guī)化勤務形態(tài)相比，更靈活的辦公地點，在保障工作效率的基礎(chǔ)上，讓員工可以有更多假期和空間對應處理突如其來的特殊情況。
與此同時，視頻面試和EAP線上沙龍活動也變得越來越普及。長達一個月的線上辦公時間，對于一般員工來說或許會產(chǎn)生不小的心理影響，為此，人事部在EAP項目中聯(lián)合心理專家開設(shè)了幾次心理沙龍課程，關(guān)注員工的心理健康問題，對員工的心理情緒疏導起到很大幫助。
除了工作方式，大家的工作思維產(chǎn)生了不小的變化。在疫情發(fā)生前，大家往往會受限于固化思維，工作上遇到問題是第一反應是從過往的經(jīng)驗中尋求解決方法，往往對于市場變動、政府政策等外部因素的關(guān)注度比較低。固化的思維能夠快速反應，解決一些常規(guī)問題，但是面對一些“變革性”問題的時候，就力不從心了。而經(jīng)歷過疫情的“鞭策”之后，不僅對外部信息的敏銳度有了極大的提升，而且也大大提高了信息運用、挖掘等方面的能力。
擁抱“瘦身”后的未來組織應有形態(tài)
越是艱難時，越是扭轉(zhuǎn)經(jīng)營良機。后疫情時代，一些新經(jīng)濟現(xiàn)象：如“宅經(jīng)濟”呈現(xiàn)發(fā)展趨勢，遠程辦公、在線教育、線上零售、快遞、物業(yè)服務、在線娛樂等行業(yè)呈現(xiàn)攀升趨勢。對于企業(yè)來說，如何在變化萬千的市場中，順應行業(yè)發(fā)展的態(tài)勢，從而做出更適合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的精簡化改善？在人事部看來，針對未來組織應有姿態(tài)的檢討，是加特可廣州在后疫情時代所實現(xiàn)的靈活轉(zhuǎn)型。
人事部在每年5月份的時候都會基于公司現(xiàn)有的組織架構(gòu)對未來進行預估和構(gòu)想，對公司各部門的管理幅度和組織設(shè)置規(guī)則做了明確的管理，從而確保最終的組織形態(tài)會更適應市場的變化以及公司未來發(fā)展的需求。與此同時，人事部還會對各部門的人員架構(gòu)進行系統(tǒng)性的配置分析，對于管理幅度不高的部門重點標記，再在組織設(shè)置規(guī)則下與部門管理層進行充分全面的商討，從而確保各部門的組織架構(gòu)足夠精簡的同時保證高效率的工作。
在后疫情時代，企業(yè)除了努力開拓業(yè)務，更需要做好“內(nèi)部運營改善”，將危險轉(zhuǎn)化為機遇，甚至實現(xiàn)“彎道超車”，更好地面對后期經(jīng)濟復蘇。時代的車輪滾滾向前，面對易變、不定、復雜、模糊的未來，我們的價值體系、工作方式、社會活動正在被重新定義。此時，對未來組織的應有形態(tài)進行解構(gòu)與瘦身，或許是企業(yè)運營優(yōu)化與成長的路徑。
