信息管理科：未雨綢繆，以信息技術(shù)賦能業(yè)務(wù)發(fā)展
一場疫情，催生了“云辦公”的火熱，線上信息溝通、審批文件、召開會議……雖然線下不能聚在一起，但在云端，心擰成了一股繩。
“工欲善其事，必先利其器”，相信這個(gè)道理，加特可廣州IT團(tuán)隊(duì)是深諳于心的，不然怎會有提前構(gòu)建的移動應(yīng)用平臺和功能，怎會有遠(yuǎn)程辦公工具的高效導(dǎo)入，怎會有業(yè)務(wù)電子化與簡單化的快速匹配？以用戶為導(dǎo)向，推動業(yè)務(wù)信息化與數(shù)字化，信息管理科在疫情中展現(xiàn)出了他們應(yīng)有的價(jià)值。
保障遠(yuǎn)程辦公的高效與安全
“之前遠(yuǎn)程辦公受VPN限制，網(wǎng)速很慢，這次改善后，員工們都反饋網(wǎng)速變得通暢，就和在公司一樣，在家辦公的工作效率得到了保證，心情也變得愉悅了。”這是IT團(tuán)隊(duì)針對“疫情期間遠(yuǎn)程辦公”開展?jié)M意度調(diào)查時(shí)得到的一致評價(jià)。
良好的網(wǎng)絡(luò)條件是開展遠(yuǎn)程辦公的重要基礎(chǔ)。增強(qiáng)VPN功能，改善遠(yuǎn)程辦公網(wǎng)絡(luò)，是IT團(tuán)隊(duì)首先實(shí)施的重要舉措，不僅優(yōu)化了外網(wǎng)訪問內(nèi)網(wǎng)資源的速度，也臨時(shí)開放了一系列外網(wǎng)服務(wù)，如郵箱、工作溝通軟件，以保證業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。同時(shí)，通過數(shù)據(jù)中心“云化”，將部分部署在公司IT機(jī)房的系統(tǒng)和服務(wù)器遷移到電信云平臺，以提升服務(wù)品質(zhì)。
在網(wǎng)絡(luò)信號增強(qiáng)與穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，IT團(tuán)隊(duì)還大力推廣以企業(yè)微信為主的移動應(yīng)用，用以信息收集與發(fā)布、遠(yuǎn)程溝通、召開視頻會議等。此前由于信息安全要求，移動應(yīng)用多以信息發(fā)布為主，疫情期間絕大多數(shù)功能得到了應(yīng)用，且IT很好地起到了支持業(yè)務(wù)的作用：如收集員工行程與發(fā)布安全通知，IT將系統(tǒng)和功能搭建完成后，權(quán)限交予人事、安健等業(yè)務(wù)部門，真正讓信息溝通更高效，也極大地提升了業(yè)務(wù)效率。
此外，SaaS服務(wù)的使用范圍也做了進(jìn)一步擴(kuò)展，例如機(jī)票預(yù)訂，此前需要固定人員聯(lián)系航空公司處理，改善后員工可以自行填寫申請單，審批完后即可跳轉(zhuǎn)平臺自行預(yù)訂機(jī)票，業(yè)務(wù)更簡單化。
“當(dāng)時(shí)我們還單獨(dú)創(chuàng)建了IT窗口，同事遇到IT問題時(shí)便可找我們咨詢。”信息管理科中級工程師卓超回憶道，這是他們第一次做線上服務(wù)窗口，咨詢量非常大，有時(shí)晚上11點(diǎn)還有同事在辦公，他們也會第一時(shí)間給予答復(fù)，瞬間化身“淘寶客服”。
科室內(nèi)部也會定期召開會議，總結(jié)前一天用戶的咨詢事宜，對咨詢較多的常見問題，制定指引手冊，內(nèi)置企業(yè)微信上，使同事們在遇到問題后能自行找到解決方法，提高處理效率。
電子化與簡單化的有力支持
現(xiàn)有系統(tǒng)和移動應(yīng)用的功能，未必能滿足所有業(yè)務(wù)部門的個(gè)性化需求。因此，IT團(tuán)隊(duì)也通過不斷收集用戶反饋，和多部門聯(lián)合，將部分業(yè)務(wù)電子化、簡單化。
如采購單據(jù)、支付流程的電子化，此前需要將文件打印后現(xiàn)場簽字，疫情期間無法線下辦公，出差時(shí)也會遇上這種窘境，因此通過電子簽字、審批代替線下簽字，方便供應(yīng)商和采購部進(jìn)行單據(jù)交付，也方便財(cái)務(wù)審批并走完支付流程。
再如系統(tǒng)和功能的簡單化，還是以審批、支付為例，不少單據(jù)的填寫是有規(guī)范要求的，因此IT團(tuán)隊(duì)通過智能設(shè)定，未達(dá)到系統(tǒng)邏輯要求，便自動提示或退單，規(guī)避下道工序的工作浪費(fèi)；部分內(nèi)容會根據(jù)上一條填寫邏輯，自動填寫，降低了填錯(cuò)的幾率，更減少了人工錄入的工時(shí)。
還有培訓(xùn)課程的線上化。IT和培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)聯(lián)合，將不少課程從面對面培訓(xùn)，轉(zhuǎn)為視頻錄制、線上觀看。講師逐章錄制，錄到最佳效果為止，減少了線下培訓(xùn)時(shí)的緊張，讓課程更完美。
不少疫情期間開展的工作方式改革得以保留至今，有效提升了加特可廣州的信息化、數(shù)字化水平。
IT開設(shè)線上服務(wù)號窗口。
是檢驗(yàn)成果也是新的挑戰(zhàn)
FY21年，加特可提出加速DX（Digital Transformation，數(shù)字化轉(zhuǎn)型）的集團(tuán)方針，希望以此推進(jìn)流程制度、生產(chǎn)效率的改革，提升加特可的整體競爭力。
這次疫情對加特可廣州而言，提供了一次檢驗(yàn)DX進(jìn)程的機(jī)會。其不僅證明了加特可廣州在數(shù)字化方面的前瞻性——移動應(yīng)用和信息化系統(tǒng)的基盤已經(jīng)構(gòu)建，所以疫情期間才能迅速找到對應(yīng)的工具和方法；也對未來提出了更高的要求——如何滿足日益增長的移動辦公需求、數(shù)字化項(xiàng)目需求，讓信息化、數(shù)字化和更多實(shí)際業(yè)務(wù)結(jié)合，以提高效率、創(chuàng)造新的業(yè)務(wù)增長模式，信息管理科一直在思考和實(shí)踐。