在日前結束的FY22 DX優(yōu)秀事例發(fā)表會上，來自人事部的李一怡以課題《新培訓系統(tǒng)的DX進化》成功摘得一等獎。
對于她的這次DX課題，許多人不吝贊美之詞：DX委員會戲稱，視頻可以直接掛在網(wǎng)上當知識付費產品；部分共同參與發(fā)表的員工稱，看了她的課題才明白，DX不是在原有業(yè)務上的縫縫補補，而是重新創(chuàng)造價值的工具；使用過系統(tǒng)的學員也表示，直觀、便捷、好用，堪稱標桿系統(tǒng)。
收到如此多的正向反饋，李一怡到底做對了什么？
敢于打破重構
加特可廣州首次搭建培訓管理系統(tǒng)，是2017年左右，但隨著環(huán)境的變化和業(yè)務的發(fā)展，系統(tǒng)逐漸出現(xiàn)架構不完善、功能掣肘、使用體驗感變差等問題。是沿用現(xiàn)系統(tǒng)還是導入新系統(tǒng)？問題擺在眼前。但不管是沿用還是導入，都需要大筆的預算，前有狼、后有虎，培訓面臨兩難的局面。
2021年，加特可廣州正式提出“加速DX”的戰(zhàn)略，深知培訓系統(tǒng)痛點的李一怡，迅速將目標瞄準了這套如今看來已頗為落伍的培訓系統(tǒng)。經過和DX委員會的溝通，她驚喜地發(fā)現(xiàn)，重構培訓系統(tǒng)的想法，能在道一云等低代碼平臺上完美付諸實踐。
2021年6月，她將想法跟領導進行了匯報，順利通過；同年9月，開始在道一云平臺搭建系統(tǒng)，僅用時3個月便成功搭完；2022年2月，新培訓系統(tǒng)開始小范圍試用，同年4月全公司展開（和舊系統(tǒng)并行），同年7月正式上線。
截至課題發(fā)表，新系統(tǒng)節(jié)約工時效果明顯，累計節(jié)省紙張2119張，需更新的Excel表從33個降至10個，極大提升了培訓管理的效率，提升了學員及講師等使用者的滿意度。
以用戶視角思考DX產品
新系統(tǒng)的上線，表面看似一帆順風，背后卻是反復糾結、處處崩潰。
第一次榮升“DX產品經理”，有太多超乎李一怡想象的內容，最大的兩個難題就是“理清需求”和“標準化”。
按舊的工作方式，培訓全流程有140步，能用系統(tǒng)完成的僅12步，需手工作業(yè)的有128步，數(shù)字化率低至9%。
“真的需要這么多步驟嗎？對客戶無價值的內容，是否可以果斷舍棄？”帶著這樣的想法，她重新打磨了流程，用替換、刪除、整合等方法，將140步精簡為47步。如履歷生成，此前要22步，純手工作業(yè)；如今可以在系統(tǒng)上自動生成，5步驟、0紙張。再如評價流程，也從11步簡化為3步，評價完就可以自動計算分數(shù)，很多講師在使用后，紛紛稱贊：“沒想到可以實現(xiàn)這么大的轉變。”
標準化更是重中之重。每個人做事方式不一，導致不同培訓體系經常出現(xiàn)標準不一的情況，如培訓后作業(yè)的完成，間接員參訓后完成一份作業(yè)即可；但直接員不單要完成一份作業(yè)，還有額外的“教育課題書”要交，導致多次提交、多次審批，流程極度繁瑣。
“這個時候，我們必須要跳出來，思考流程、標準是否合理，多站在用戶角度去考慮，是否簡單、是否有價值，才不容易形成路徑依賴。”
李一怡舉例道，比如一個簡單的掃碼簽到，背后就有多次的討論和說服。“我當時提議改成線上簽到，就有同事?lián)膯T工會不會作弊。晚上我回到家，仔細思考，大家擔心作弊是有道理的，但即便是手簽，也可以作弊，只要做好風險點的防范，很多問題都可以規(guī)避，尤其一些舞弊行為是個例，不能因為個案的存在而抹殺全案的價值?！敝匦聟R報后，最終領導同意了她的提議。
類似的小故事還有很多：如課程檔案的臺賬數(shù)量龐大，從57個字段精簡到34個；每個課程的編號，從隨時更改變?yōu)橛谰霉潭?；培訓履歷中的出勤結果，也由原來細分的8種情況精簡為非是即否?！斑@些標準化的結果，都是我們一點點挖出來、一步步協(xié)商找出的最優(yōu)解?！痹谙到y(tǒng)頁面設計方面，也是站在用戶的角度進行考慮的，力求簡潔、直觀。李一怡的目的，就是希望員工使用這個系統(tǒng)時，像使用微信一樣，不用過多解釋，沒有學習成本，新系統(tǒng)確實做到了。
“我也經常被系統(tǒng)開發(fā)人員問，這個需求是否合理？”作為“DX產品經理”，李一怡和系統(tǒng)開發(fā)人員可謂相愛相殺，如現(xiàn)場員工報名必須由工長來完成，系統(tǒng)開發(fā)人員曾質疑其合理性，這時就需要立足實際，從雙方視角來考慮如何完成這一功能，“我記錄了大概有300-400條問題，經常出現(xiàn)系統(tǒng)跑不動的情況，磨合必不可少。但很開心的是，最終我們以必勝的信念完成了系統(tǒng)的搭建，如今我們都說這是難能可貴的‘戰(zhàn)友情’。”
經歷推動成長
2022年9月，F(xiàn)Y22優(yōu)秀事例發(fā)表會開始征集課題，李一怡聽聞消息后立即報名了。
這次發(fā)表，是不同于以往的視頻形式，類似微課大賽。新系統(tǒng)上線后大家都很滿意，但如何以通俗易懂、去粗取精的方式，提煉出課題和DX強關聯(lián)的精華內容，也非?？简瀭€人水平。
“一開始我做的版本缺了一些微課的感覺，整個內容的呈現(xiàn)形式也是平平無奇，后來部門同事楊娟伸出援手，經過她美化后的PPT特別好看，這次一等獎她有巨大的功勞；DX委員會也給了我指引和點撥，他們說要像新聞發(fā)布會一樣，把最吸引眼球的內容展示出來，一下就點醒了我?！崩钜烩f，雖然參賽過程并無別致，但從中學到的發(fā)表方法卻相當寶貴。
新培訓系統(tǒng)的上線，對李一怡而言不是終點，正如后來在系統(tǒng)上新增線上學習平臺入口一樣，她的變革永遠在路上。履職“DX產品經理”的經歷更讓她相信，好的種子，只要真心去灌溉，一定可以成長為想要的樣子，新培訓系統(tǒng)如此，其他亦如此。